業務改善の第一歩！意外と未導入の施設も多いビジネスチャットツール
Slack、Chatwork、LINE WORKSなどを活用して業務効率アップ！

今回は、業務改善の第一歩としてビジネスチャットツールについて記載します。
すでに活用されている施設の方々には、さらなる活用方法や業務改善・効率化のためのヒントに？なれば幸いです。

よくあるお悩みとして
「スタッフとの連絡がスムーズにいかない」「情報共有に時間がかかる」などが挙げられますね。
多くの施設では「LINE」を活用されているかもしれませんね。

ビジネスチャットツールとは？

まず、ビジネスチャットツールとは、ビジネスの現場で使われるコミュニケーションアプリのことです。普段使っているLINEのような感覚で、仕事の連絡や情報共有ができます。

なぜ普及している「LINE」ではダメなのでしょうか？

多くの方が日常的に使っている「LINE」は非常に便利ですが、ビジネスでの利用には問題もありますね。

• プライベートとビジネスの切り分けが難しい
  個人の友人や家族とのやり取りと仕事の連絡が混在すると、重要なメッセージを見落とすリスクもあります。
  休日なのに、仕事のグループLINEが鳴り続けるなど、経験があるのではないでしょうか？
• 情報セキュリティの懸念
  個人用のLINEでは、業務上の機密情報等が第三者に漏洩する可能性もあります。
• ユーザー管理ができない
  退職したスタッフがグループチャットに残っていたりと、見落としや情報管理が難しくなることもあります。
• ビジネス向け機能の不足
  タスク管理やファイル共有など、業務効率化に必要な機能が限られています。

逆に、ビジネスチャットツールを導入するメリットについては、上記の課題が解決できると言えますね。

• プライベートとビジネスの明確な分離
  ビジネス専用のアプリを使うことで、仕事とプライベートのコミュニケーションをしっかり分けられます。
  アプリによっては、時間外や休日の通知設定ができたりもします。
• 高度なセキュリティ対策
  ビジネス向けに設計されたツールは、情報漏洩を防ぐためのセキュリティ機能が充実しています。
• ユーザー管理機能
  スタッフの入退社に応じて、アクセス権限の設定やアカウントの管理が可能です。
• 業務効率の向上
  タスク管理やファイル共有、検索機能など、仕事に役立つ機能が豊富です。
• クラウドシステムとの連携
  勤怠管理や予約システム、採用管理など、他のクラウドサービスと連携して業務を一元化できるアプリもあります。
• コスト面
  無料プランから始め、本格的に活用できそうであれば有料プランへ切り替えることも可能です。
  電話やメールよりも効率的で、運用内容によっては経費削減にもつながります。

活用例について

代表的なツールとして、Slack（スラック）、Chatwork（チャットワーク）、LINE WORKS（ラインワークス）などがありますね！

• Slack（スラック）
  世界中で使われている人気ツールです。拡張機能が豊富で、施設運用に合ったカスタマイズが可能です。
• Chatwork（チャットワーク）
  日本企業に特化した設計で、見た目や操作がシンプルです。ビデオ通話やタスク管理機能も充実しています。
• LINE WORKS（ラインワークス）
  普段使い慣れたLINEのビジネス版ですね。直感的な操作で、ITが苦手な方にもおすすめです。

今回は、特にシステムの比較の視点ではなく、
どんなことができるか？に焦点を当ててみます。

• シフト作成と共有
  通常のメッセージでのマネジメントでも良いのですが、アプリによっては、シフト管理アプリと連携し、スタッフごとの勤務シフトを自動で共有できるものもあります。
• プロジェクト別のチャンネル作成
  案件やプロジェクト、施設ごとなど、チャンネルを作成し、関連する情報やファイルを一元管理も。
• 勤怠システムとの連携
  他システムとの連携により、出勤・退勤の打刻がアプリ上で行えるものもあり、勤怠情報が自動で集計できます。
• 予約管理システムとの連携
  他システムとの連携により、予約確認や変更が可能であったり、お客様対応や状況把握、各ステータスの共有がスムーズに。
• 採用システムとの連携
  他システムとの連携により、新しい応募者情報や面接スケジュールが自動で通知されたりと採用活動が効率化できます。運用により見落としも防げますね。
• 部署・部門別のグループチャット
  各部署や部門ごとにグループを作成し、情報共有や連絡事項をスムーズに伝達。
• 制作したデータや資料のやり取り
  スタッフ間で制作したデータや資料を共有し、共同作業を円滑に進められます。
• ヒヤリハットの共有
  業務中に発生したヒヤリハット事例を共有し、安全対策を強化。
• 顧客管理や情報共有
  お客様とのやり取りでの特記事項や報連相としても活用できます。
• タスク管理機能で業務の見える化
  個人やチームのタスクを登録し、進捗状況をリアルタイムで把握。
• 取引先とのコミュニケーション
  外部ユーザーとも簡単にやり取りができ、メールよりも迅速な対応が可能。
• アルバイト・パートスタッフとの連絡
  短時間勤務のスタッフとも気軽に連絡が取れ、シフトの確認や変更もスムーズ。
• 店舗間の情報共有
  複数店舗を運営している場合、各店舗間で売上情報や在庫状況をリアルタイムで共有。

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それぞれのツールには、できること・できないことがあり、また得意不得意もあります。

「徹底できていない」内容や、しっかりと「しくみ化」していきたい内容、「問題やミスがある」内容など、時には複数のツールを使い分けての運用なども考慮して、検討していきたいですね！

導入のハードルは低い！

「でも、設定や使い方が難しそう…」と思われるかもしれません。しかし、多くのツールはスマートフォンやパソコンにアプリをインストール（PCのアプリやブラウザからも使用可能）するだけで、すぐに使い始められます。

最後に

普及している「LINE」は便利ですが、ビジネス利用には適していない点がいくつかあります。ビジネスチャットツールを導入することで、プライベートと仕事の切り分けができ、情報セキュリティも強化できます。

さらに、シフト作成や勤怠管理、予約管理、採用システムとの連携により、業務全体の効率化が図れます。上記を参考に、もしピンときたら、ぜひ導入を検討してみてください！